Über eine Benutzeroberfläche erfassen Redakteure Inhalte. Diese  Inhalte werden zentral in einer Datenbank gespeichert. Andere Mitarbeiter können diese Inhalte weiterverwenden. Über Generatoren werden aus den Inhalten HTML-Webseiten oder andere Ausgabeformate (WAP, XML, PDF, E-Mail, ...) generiert

Zwei Ansätze für Web Content Management

Im ersten Fall werden die Inhalte ausschließlich für die Erstellung einer bestimmten Seite erfasst, im anderen werden die Eingaben ausgabeneutral verwaltet und können anschließend beliebig im Web oder auch für andere Ausgabekanäle genutzt werden.

Der erste Ansatz verlangt oft die direkte Eingabe von Inhalten,  teilweise unmittelbar im Layout der Site.

Der Vorteil: Mit einem solchen CMS kann man intuitiv und schnell neue Seiten erzeugen.

Der Nachteil: Erfasste Inhalte können oft nur an einer bestimmten Stelle verwendet werden. Strukturelle Änderungen an den existierenden Webseiten (z.B. Veränderungen im Design, oder Anpassungen bei der Navigation) sind aufwendig und manchmal sogar unmöglich. Nicht selten müssen alle Seiten bei Änderungswünschen komplett ersetzt und neu erstellt werden, da das Aussehen und die Struktur eng miteinander verwoben sind.

Der andere Ansatz bei Content Management Systemen verfügt über eine strikt getrennte Daten- und Präsentationsverwaltung. Die Daten werden in abstrakten Dokumenten gespeichert und verwaltet. Zur Ausgabe holt ein Generator die Daten und erzeugt verschiedene Formate (eine Webseite oder ein Mobile-Portal, XLM oder PDF).

Der Vorteil: Änderungen an der Struktur und Inhalt sind hier zentral und effizient möglich.

Der Nachteil: Die Trennung von Inhalten und Darstellung geht häufig auf Kosten des Bedienungskomforts. Eine Website kann nicht mehr nur spontan und intuitiv gebaut werden, da es zumeist notwendig ist, mehrere Dokumente verschiedener Typen vorzubereiten, anzulegen und sie richtig untereinander zu verlinken.

cmsWorks vereint die Vorteile von Web Content Management und einer sauberen Dokumentenverwaltung

Der für cmsWorks gewählte Weg vereint die Vorteile der beiden Welten und vermeidet dabei die Nachteile. Die Erfassung und Verwaltung der Inhalte erfolgt in flexiblen, abstrakten Dokumenten, was die Mehrfachverwendung aller Inhalte erlaubt und zugleich alle Gestaltungsmöglichkeiten offen hält. Eine Web-basierte Desktop-Oberfläche mit vielen praktischen Tools ermöglicht dabei das schnelle, intuitive Arbeiten.

Eine strukturierte Ablage und eine leistungsfähige internen Suche sorgen für Ordnung und Überblick. Assistenten-Programme unterstützen die leicht bedienbare Eingabe und Pflege der Inhalte (z.B. durch 1-Klick-Technik).

Die freie Definition von Dokumententypen ermöglicht das kreative Zusammenstellen von Komponenten für die Seiten und die Ausgabe auf andere Kanäle (z.B. Handy). Klare Fehlermeldungen verhindern dabei Fehler beim Zusammenfügen von Inhalten.

cmsWorks ist nicht nur ein Content Management System. Die integrierte Content Delivery Lösung cacheWorks stellt die stabile, skalierbare und schnelle Auslieferung Ihrer Inhalte in den verschiedensten Formaten sicher.

Der modulare Aufbau mit standardisierten Schnittstellen ermöglicht die leichte Erweiterung. Eine Vielzahl von Modulen ist bereits verfügbar. Diese reichen von der nahtlosen Integration von externen Datenquellen und Internetangeboten Dritter bis zur komfortablen Verwaltung von diverseren Werbeformaten. Die Nutzung offener Standards machen die Pflege und Weiterentwicklung des Systems einfach und kostengünstig.