Zuerst geht es um Inhalte ("Content"), darum diese zu verwalten ("Management") und für dies die Technik zur Verfügung zu stellen ("System"). Ein Content Management System ist nichts anderes, als die Bereitstellung einer technischen Möglichkeit, Inhalte zur Verfügung zu stellen und zu verwalten.

Dies kann in verschiedenen Arten und Weisen geschehen, zum Beispiel (bedingt) über statische Seiten, über Wikis oder Blogs. Ein CMS selbst bietet aber bei weitem mehr Möglichkeiten diese Inhalte zu nutzen, zu vernetzen oder zu distribuieren.

Folgende Merkmale zeichnen ein Content Management System aus:

• Eine einfache Oberfläche die die dahinterstehende Technik, welche zum "rendern" und verteilen des Contents benötigt werden, vor dem Benutzer verbergen.
• Ein Rechtemanagement welches definierten Zugriff auf die Inhalte bietet. Hier geht es in erster Linie um die Möglichkeiten der Bearbeitung und Publikation dieser Inhalte.
• Ein CMS sollte vor allem die Möglichkeit bieten den eingegebenen Content medienneutral zu speichern. Dies bedeutet, dass die Inhalte jederzeit in anderen Formaten ausgeliefert werden können. Reine WCM-Systeme, zum Beispiel, sind nur selten dazu geeignet, als dass die Inhalte in ein Nicht-Web-Format überführt werden können.

Eine der Hauptaufgaben von Content Management Systemen ist es also die Technik dahinter bestmöglich zu verbergen und ein leichtes, effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Denn eben dann wenn es möglich ist, Inhalte mit so wenig Kosten wie möglich zur Verfügung zu stellen, wird ein CMS auch zur Verbreitung von Inhalten genutzt. Und es kann mit einem geringeren Aufwand mehr Content produziert und genutzt werden.