Dokumentenmanagementsysteme dienen zum speichern, verwalten, versionieren und finden von elektronischen Dokumenten wie zum Beispiel PDF-Dateien, digitalisierten Rechnungen oder anderen Informationen.

Im Prinzip ist ein Document Management System eine Untermenge eines Content Management Systems, da dieses schon ad hoc viele geforderte Aufgaben erfüllt. Kann ein CMS also digitale Medien lesen, versioniert speichern und dabei mit Metadaten ausstatten, welche diese Medien wieder auffindbar gestalten, so sind die wichtigsten Aufgaben eines Document Management Systems bereits erfüllt.

Oft werden aber über die Fähigkeiten eines normalen CMS hinaus zusätzliche Funktionalitäten benötigt, wie zum Beispiel das automatisierte Einlesen von Dokumenten über Scanner, ein spezialisiertes Rechtemanagement beim Abruf der Dokumente etc. . Auch die Anbindung an Verwaltungs- und Abrechnungssysteme wie SAP ist häufig notwendig, um die gewünschten Arbeitsschritte verwirklichen zu können.